INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI Ai sensi degli artt. 13 e 14 Regolamento Europeo 679/2016 – GDPR (Esperienze ed Eventi)

Gentile Ospite,

La invitiamo, nella Sua qualità di Interessato, a leggere con attenzione le seguenti informazioni, rese ai sensi degli Artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito GDPR) nonché ai sensi del D.Lgs n°196/2003 (Codice Privacy), che contengono alcune utili indicazioni in ordine al trattamento dei Suoi dati personali effettuato da parte della nostra Società.

Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Caiarossa S.rl. Società Agricola (di seguito anche solo “CAIAROSSA” o il “Titolare”), con sede in Riparbella 56045 (PI), Strada Comunale di Montescudaio n°59 (P.I. / C.F. 01457850509), e può essere contattato all’indirizzo e-mail info@caiarossa.com.

CAIAROSSA intende garantire il rispetto della disciplina in materia di protezione dei dati personali fornendo le necessarie informazioni circa il trattamento dei dati comunicati o comunque raccolti in occasione delle esperienze e degli eventi che si svolgeranno presso la nostra azienda, con garanzia che tale trattamento sarà sempre ispirato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza.

Natura e categorie dei dati personali trattati

Il Titolare intende trattare i Suoi dati personali di natura comune, quali:

– dati anagrafici (nome, cognome, codice fiscale);

– dati di contatto (numero di telefono, indirizzo e-mail, residenza/domicilio);

– dati di natura bancaria (IBAN, carte di credito/debito);

– immagini (foto, video, immagini riprese dall’impianto di videosorveglianza).

Inoltre, ove da Lei ritenuto opportuno ai fini della Sua partecipazione all’esperienza o all’evento presso la nostra Azienda, potrà fornire dati di natura particolare ex art. 9 del GDPR (ad esempio intolleranze alimentari, allergie, eventuali regimi alimentari di scelta personale, vincoli alimentari di natura religiosa, difficoltà deambulatorie etc.).

Fonte di origine dei dati

I dati personali che La riguardano sono da Lei forniti direttamente ovvero sono stati forniti da altri soggetti cui Lei ha dato incarico, o con i quali intercorre un rapporto di lavoro e/o commerciale, con autorizzazione alla comunicazione dei dati o, ancora, provengono da fonti pubbliche rese disponibili da Enti Pubblici e/o privati, ovvero da fonti pubblicamente e generalmente accessibili.

Finalità, basi giuridiche del trattamento dei dati personali, natura del conferimento e tempi di conservazione

I dati personali forniti sono raccolti e trattati:

a) Per la corretta e completa gestione ed esecuzione delle attività e prestazioni reciprocamente dovute in base agli accordi contrattuali (preventivi, informazioni, consulenza, prenotazione dell’esperienza/evento, registrazione dell’ospite e suo accesso in Azienda, prestazione dei beni e/o servizi oggetto del contratto, assistenza, e simili), comprese le comunicazioni connesse ai rapporti negoziali. La base giuridica del trattamento è l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso. Ai fini della Sua prenotazione, registrazione e partecipazione all’esperienza/evento il conferimento dei Suoi dati personali è obbligatorio e, in caso di mancato conferimento o di Sua successiva opposizione al trattamento, il Titolare non potrà consentirle di partecipare all’esperienza/evento. I dati personali vengono conservati per il tempo strettamente necessario in relazione alle finalità e, comunque, per un periodo pari alla durata del contratto (ivi inclusi eventuali rinnovi) e per i 10 anni successivi al termine, risoluzione o recesso dallo stesso, fatti salvi i casi in cui la conservazione per un periodo ulteriore sia necessaria per eventuali contenziosi, richieste delle autorità competenti o ai sensi della normativa applicabile.

b) Per finalità amministrative e per l’adempimento di obblighi di legge quali ad esempio quelli di natura contabile, fiscale, o per dar corso a richieste dell’autorità giudiziaria. La base giuridica del trattamento è l’adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento. Il conferimento dei dati per tali finalità è obbligatorio e l’eventuale rifiuto comporterà l’impossibilità per CAIAROSSA di instaurare o proseguire il rapporto, nei limiti in cui tali dati sono necessari all’esecuzione dello stesso, nonché l’eventuale applicazione di sanzioni civili, amministrative e/o penali laddove ciò sia previsto dalla normativa vigente. I dati personali vengono conservati per il tempo strettamente necessario in relazione alle finalità e, comunque, per i 10 anni successivi al termine del contratto, risoluzione o recesso dallo stesso, fatti salvi i casi in cui la conservazione per un periodo ulteriore sia necessaria per eventuali contenziosi, richieste delle autorità competenti o ai sensi della normativa applicabile

c) Per la gestione delle Sue richieste concernenti eventuali intolleranze alimentari, allergie, regimi alimentari di scelta personale, vincoli alimentari di natura religiosa, difficoltà deambulatorie: tali informazioni saranno trattate ai fini della presa in carico e gestione delle Sue richieste speciali. Con riferimento a tale finalità di trattamento, la base giuridica per consentire al Titolare di trattare i Suoi dati personali è costituita dal Suo consenso esplicito prestato preventivamente in modo libero, facoltativo, inequivocabile e specifico. Il consenso può, comunque, essere liberamente revocato in ogni momento in modo agevole e gratuito. Il conferimento dei Suoi dati personali di natura particolare o del relativo consenso esplicito è facoltativo, ma un Suo eventuale rifiuto non consentirà al Titolare di gestire le Sue richieste per tale finalità. Tali dati saranno conservati per il tempo strettamente necessario alla finalità per la quale sono trattati, e pertanto saranno cancellati entro congruo termine dallo svolgimento dell’esperienza/evento, salvo periodi ulteriori resi necessari da contenziosi o da richieste delle Autorità.

d) Per inviarLe comunicazioni commerciali e/o promozionali in relazione ai nostri prodotti e servizi, per invitarLa a eventi e per tenerLa aggiornata in merito ad altre iniziative da noi organizzate. Il trattamento dei Suoi dati personali per le summenzionate finalità di marketing potrà essere effettuato dal Titolare per il tramite di modalità di contatto diretta (e-mail, contatto telefonico con operatore o posta cartacea) e/o automatizzate (campagne automatizzate di invio di e-mail, SMS, contatto telefonico automatizzato, messaggistica istantanea, social network). Con riferimento a tale finalità, la base giuridica per il trattamento dei Suoi dati personali è costituita dal Suo consenso esplicito prestato preventivamente in modo libero, facoltativo, inequivocabile e specifico. Il consenso può comunque essere liberamente revocato in ogni momento in modo agevole e gratuito. Il conferimento dei dati personali e/o del Suo consenso per tale finalità di trattamento è facoltativo ed un Suo eventuale rifiuto non inciderà sulla Sua partecipazione all’esperienza/evento, ma impedirà al Titolare di contattarla e/o inviarle comunicazioni di contenuto promozionale, invitarla ad eventi e, in generale, di tenerla aggiornata sulle novità relative ai nostri prodotti. I dati per tale finalità saranno conservati per i successivi 24 mesi dalla loro registrazione, salva la revoca del consenso che sia intervenuta prima.

e) Per la gestione delle Sue immagini riprese dal sistema di videosorveglianza presente in Azienda, le quali sono trattate esclusivamente al fine di tutelare il patrimonio aziendale, per prevenire la commissione di attività illecite ed assicurare la sicurezza delle persone e dei siti. La base giuridica del trattamento è l’esistenza di un legittimo interesse del Titolare e di terzi, consistente nella tutela e protezione del patrimonio aziendale e delle persone, nonché più in generale nel diritto di difesa in giudizio, quali diritti costituzionalmente garantiti. La raccolta delle immagini è un requisito necessario per l’accesso alle aree sottoposte a videosorveglianza. L’eventuale rifiuto comporta l’impossibilità per il Titolare di permettere l’accesso alle suddette aree. Le immagini vengono conservate per un periodo di 24 ore (pari a un giorno) e di 168 ore (pari a 7 giorni) successive alla rilevazione/registrazione, poi saranno cancellate tramite sovrascrittura. Il periodo di conservazione può essere esteso nel caso di speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura di uffici o esercizi nonché in relazione a indagini di Polizia giudiziaria o per rispondere richieste dall’Autorità giudiziaria

f) Con riguardo alle immagini fotografiche ed alle riprese audio/video, per finalità divulgative e/o promozionali delle attività svolte dal Titolare, anche tramite pubblicazione su riviste, quotidiani, periodici, volantini, siti web, pagine social, ecc. La base giuridica è costituita dal consenso prestato preventivamente in modo libero, facoltativo, inequivocabile e specifico. Il consenso può comunque essere liberamente revocato in ogni momento in modo agevole e gratuito. Il conferimento dei dati personali e/o del Suo consenso per tale finalità di trattamento è facoltativo ed un Suo eventuale rifiuto non inciderà sulla Sua partecipazione all’esperienza/evento. Il Titolare conserverà le immagini/video destinate alla pubblicazione per il tempo strettamente necessario alla gestione delle finalità per le quali esse sono raccolte.

g) Per far valere e difendere i diritti di CAIAROSSA in ambito giudiziale o stragiudiziale. La base giuridica del trattamento è il perseguimento di un interesse legittimo del Titolare del trattamento o di terzi, individuabile nel diritto di difesa quale diritto costituzionalmente garantito, ovvero l’adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento. I dati personali vengono conservati per il tempo strettamente necessario in relazione alla finalità e, comunque, per i 10 anni successivi al termine del contratto, risoluzione o recesso dallo stesso, fatti salvi i casi in cui la conservazione per un periodo ulteriore sia necessaria per la pendenza del giudizio, richieste delle autorità competenti o ai sensi della normativa applicabile.

Modalità di trattamento dei dati

I dati personali raccolti saranno trattati in modo lecito, corretto e trasparente, mediante strumenti elettronici o comunque automatizzati, informatici e telematici, o mediante elaborazioni manuali, con logiche strettamente correlate alle finalità per le quali i dati personali sono stati raccolti e, comunque, con l’adozione di misure tecniche, fisiche ed organizzative adeguate e tali da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei medesimi.

Soggetti autorizzati al trattamento, responsabili e comunicazione dei dati

Il trattamento dei dati raccolti è effettuato da personale interno di CAIAROSSA a tal fine individuato e autorizzato al trattamento secondo specifiche istruzioni impartite nel rispetto della normativa vigente.

I dati raccolti, qualora sia necessario o strumentale per l’esecuzione delle indicate finalità, potranno essere trattati da terzi nominati Responsabili esterni del trattamento, ovvero, a seconda dei casi, comunicati agli stessi quali autonomi titolari, e precisamente:

i. società e/o enti pubblici e privati che svolgono attività analoghe a quella del Titolare o che fanno parte del medesimo ambito professionale/imprenditoriale di cui fa parte il Titolare;

ii. persone, società, associazioni o studi professionali che prestino attività di assistenza e consulenza alla Società;

iii. controparti ed i relativi difensori;

iv. società, enti, associazioni che svolgono servizi connessi e strumentali alla esecuzione delle finalità sopra indicate (a titolo esemplificativo ma non esaustivo, gestione pagamenti tramite carta di credito o tramite altre operazioni bancarie, spedizioni, manutenzione dei sistemi informatici, erogazione di finanziamenti e/o servizi assicurativi, organizzazione eventi, servizi di ristorazione e catering, servizi di trasporto e alberghiero, ecc…);

v. soggetti ed autorità il cui diritto di accesso ai dati personali è espressamente riconosciuto dalla legge, da regolamenti o da provvedimenti emanati dalle autorità competenti.

In ogni caso, i dati personali non saranno mai diffusi, salvo i casi di cui alla lettera f) del paragrafo “Finalità, basi giuridiche del trattamento dei dati personali, natura del conferimento e tempi di conservazione” previo consenso, né saranno sottoposti ad alcun processo interamente automatizzato, ivi compresa la profilazione. L’elenco completo ed aggiornato dei Responsabili del trattamento è disponibile a richiesta presso la sede del Titolare.

Il Titolare non ha intenzione di trasferire i dati raccolti al di fuori dell’Unione Europea ovvero ad organizzazioni internazionali, ma ove ciò si dovesse verificare per esigenze tecnico-organizzative, il trasferimento sarà garantito dalla sussistenza di decisioni di adeguatezza emesse dalla Commissione Europea e/o di clausole tipo di protezione sulla base dei modelli adottati dalla Commissione Europea. Lei potrà richiedere al Titolare la copia delle misure di salvaguardia adottate per il trasferimento extra UE dei Suoi dati personali, nonché l’informazione sui luoghi ove le stesse sono state rese disponibili, formulando una specifica richiesta al Titolare.

Diritti dell’interessato L’Interessato può, in ogni momento e gratuitamente, mandando una richiesta all’indirizzo e-mail info@caiarossa.com, esercitare i seguenti diritti:

a. ottenere da CAIAROSSA l’accesso ai dati personali ed alle informazioni relative agli stessi, nonché la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti;

b. ottenere la cancellazione dei dati personali (al verificarsi di una delle condizioni indicate nell’art. 17, paragrafo 1 del GDPR e nel rispetto delle eccezioni previste nel paragrafo 3 dello stesso articolo), nonché la limitazione del trattamento dei dati personali (al ricorrere di una delle ipotesi indicate nell’art. 18, paragrafo 1 del GDPR);

c. richiedere ed ottenere da CAIAROSSA – nelle ipotesi in cui la base giuridica del trattamento sia il contratto o il consenso, e lo stesso sia effettuato con mezzi automatizzati – i dati personali in un formato strutturato e

leggibile da dispositivo automatico, anche al fine di comunicare tali dati ad un altro titolare del trattamento (c.d. diritto alla portabilità dei dati personali);

d. opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali al ricorrere di situazioni particolari che riguardano l’interessato;

e. revocare, in qualsiasi momento, il consenso al trattamento dei dati (in relazione ai trattamenti per cui tale consenso è eventualmente necessario), senza che ciò pregiudichi in alcun modo la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca;

f. proporre reclamo all’Autorità di controllo (Autorità Garante per la protezione dei dati personali – www.garanteprivacy.it).